L’importanza del Networking negli eventi

Il Networking negli eventi

Il Networking è una componente fondamentale di ogni evento ed uno dei motivi principali che spinge le persone a partecipare a meeting e conferenze.

Infatti secondo una ricerca dell’ International Association of Exhibitions and Events, le possibilità di networking sono seconde solo a quelle di formazione nella scelta dei partecipanti di presenziare un evento.

Per gli organizzatori, creare un’esperienza evento di valore richiede anche la creazione delle giuste opportunità per i partecipanti di incontrare nuove persone e ampliare il loro network personale.

Di certo queste occasioni di incontro non possono essere create a tavolino, ma alcuni accorgimenti permettono di creare un terreno fertile per fare rete.

Organizzare lo scheduling

Uno degli errori più comuni commesso dagli event planner nell’organizzazione di un evento è quello di esagerare con la programmazione: il desiderio di offrire un gran numero di contenuti di qualità porta a redigere programmi troppo affollati che non lasciano sufficiente libertà ai partecipanti per poter fare networking e conoscersi a vicenda.

Partecipare a un evento deve essere un’esperienza piacevole e gratificante e non uno stressante tour de force a ritmi serrati.

Prevedete delle pause fra i diversi appuntamenti in programma e dei momenti di svago e networking: coffee break, rinfreschi e attività ludiche sono i momenti più indicati per staccare dalle sessioni più impegnative e conoscere nuove persone diventando dei veri e propri abilitatori di incontro e conversazione tra i partecipanti.

Creare spazi di incontro

Puntare tutto sulla naturale socialità dei partecipanti potrebbe non essere sufficiente: non tutti sono ugualmente predisposti a fare nuove conoscenze o si sentono a proprio agio nell’iniziare una conversazione con nuove persone.

Allo stesso tempo, alcuni presenti particolarmente rilevanti – per esempio gli speaker del vostro evento o le celebrità del settore – potrebbero evitare volutamente certi momenti di socialità per sfuggire alla folla.

Un modo semplice ed efficace di risolvere questo problema è quello di creare dei momenti di incontro privati tra i partecipanti, organizzando una vera e propria agenda dedicata al networking.

Puntare alla collaborazione

Proprio perché non tutti sono naturalmente predisposti al networking, l’apertura al confronto e all’incontro con nuove realtà è una caratteristica con la quale bisogna familiarizzare i partecipanti, creando dei momenti di naturale scambio e socializzazione.

I partecipanti possono essere incoraggiati a fare networking già nelle sessioni in programma, soprattutto durante i workshop, così da facilitare la nascita di nuove relazioni.

In quest’ottica gli speaker rivestono un ruolo più simile a quello di facilitatori che di semplici relatori: il loro compito non è solo quello di presentare in modo avvincente il proprio lavoro ma di portare il pubblico a esprimersi e confrontarsi.

I trucchi del mestiere sono semplici: chiedere ai partecipanti di presentarsi alle persone vicine, raccogliere esempi dal pubblico e fare domande trasformando la session da un incontro frontale a una discussione partecipata.

Questi semplici accorgimenti faranno sentire più connessi i partecipanti e li renderanno più disponibili a proseguire in autonomia il networking al termine della sessione.

È importante ricordare che i partecipanti non sono lì per imparare passivamente ma per vivere attivamente l’esperienza evento.

Abilitare piattaforme dedicate

Il networking non avviene solo nello spazio fisico ma anche negli ambienti digitali. Se fino a qualche anno fa l’uso di Twitter durante un evento era una novità, oggi è diventato la norma spostando la partecipazione agli eventi su un doppio canale, fisico e digitale.

Il crescente rumore sui canali mainstream però mette a repentaglio le potenzialità offerte dagli stessi: fra account che riutilizzano lo stesso hashtag per cercare di raggiungere nuovi utenti creando rumore di fondo, tweet che esulano dai topic dell’evento e addirittura bot che intasano lo stream senza portare nessun contributo, creare conversazioni di valore è diventato particolarmente arduo per partecipanti ed event manager.

In quest’ottica un social network verticale dell’evento è la soluzione che permette di ottenere una conversazione aperta e allo stesso tempo focalizzata sui temi veramente rilevanti.

Il canale ideale per attivare questo tipo di conversazione è sicuramente un’App Mobile dedicata che garantisce una facile accessibilità alla piattaforma a tutti i partecipanti e l’immediatezza nella creazione e condivisione dei contenuti sui social network.

In questo modo i partecipanti possono condividere aggiornamenti, foto e considerazioni che possono essere commentate dagli altri utenti attivando la discussione e il confronto fra di essi.

Integrare online e offline

Chiunque abbia partecipato almeno una volta a un evento di networking sa bene cosa significhi: un infinito scambio di biglietti da visita e numeri di telefono che finiscono per essere dimenticati nella propria agenda.

È successo a tutti di ritrovare dopo settimane o mesi un biglietto da visita e di non riuscire ad associare un volto al nome sul biglietto.

Oggi siamo abituati a relazionarci in modo diverso con le persone: l’integrazione fra mondo fisico e virtuale ci permette di iniziare la conversazione dal vivo per proseguirla online o, al contrario, siamo portati a conoscere personalmente persone incontrate online.

Integrare l’esperienza deve essere una priorità anche per gli event manager. Cercare e offrire strumenti che permettano di semplificare il networking durante l’evento, così come lavorare ad un follow up che comprenda anche i canali social di chi ha partecipato, porta l’evento ad offrire maggior valore ai partecipanti, aumentandone la retention negli anni.

E magari riducendo lo spreco di biglietti da visita.

 

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