Il Community Management negli Eventi

Community Management negli Eventi

Il Community Management è quell’insieme di attività volte a creare e rafforzare una community attraendo nuovi partecipanti, riattivando la conversazione con i membri inattivi e agevolando quella tra i membri attivi.

Spesso sottovalutato, nello specifico settore degli eventi il Community Management non ha solo il ruolo di incentivare la promozione dell’evento, ma di potenziare le conversazioni e le relazioni tra tutti i protagonisti dell’evento, estendendone la durata e presenza ben oltre il suo contesto temporale e fisico.

Costruire questo tipo di relazione con il pubblico del proprio evento influisce sulla fase pre-evento, amplificando la notorietà e l’attesa, durante, coinvolgendo attivamente presenti e non, e post-evento, mantenendo attivo il coinvolgimento dei partecipanti nel periodo che intercorre tra uno e l’altro.

App evento, social network e social wall, push notification e real-time sono alcuni degli strumenti di Community Management che consentono di raggiungere risultati di successo nelle varie fasi di un evento.

Pre-evento

 
Alcune delle attività che un buon community manager dovrebbe inserire nella propria strategia sono ad esempio la creazione di un hashtag identificativo, semplice e facilmente condivisibile che si faccia contenitore e veicolo dell’evento, favorendone la diffusione attraverso tutti gli stakeholder (sponsor, partner, owned e earned media e via dicendo).
Produrre, condividere e dare visibilità a contenuti sull’evento, gli speaker e gli sponsor, coinvolgere attivamente influencer e fornire informazioni permette di generare hype, curiosità e trasmettere entusiasmo, ad esempio mostrando il dietro le quinte, l’organizzazione e l’elemento umano che c’è dietro anche al più grande degli eventi.

L’evento

 
Ci sono diversi elementi che contribuiscono a costruire uno storytelling dell’evento, a partire dall’hashtag di cui abbiamo parlato in precedenza, passando per il live twitting, le foto ed i video, le interviste fino al semplice reminder delle session e delle attività in real time. Non si tratta solo di raccontare l’evento, ma le persone e i contenuti che ne fanno parte.

Un’app sviluppata intorno all’evento permette di aggregare i flussi provenienti dai vari canali, di inviare delle notifiche push agli utenti per riattivare comportamenti e interesse intorno ad appuntamenti, conversazioni e facilitando l’accesso a tutte le informazioni dell’evento, dalle sessioni all’agenda degli appuntamenti alle iniziative, includendo imprevisti, emergenze e variazioni di programma.

La conversazione con gli utenti ha il grande vantaggio di essere bidirezionale e una buona strategia di Community Management non deve mai trascurare le interazioni che nascono spontaneamente dai partecipanti e gli interessati, ma anzi fornire spunti e aggiungere valore intorno alle tematiche che più li coinvolgono e favorire il networking tra gli stessi.

Post-evento

 
L’abilità di un bravo community manager di un evento sta nel trasformare la fase di follow up in un percorso senza interruzione di continuità che conduca gli interlocutori fino all’inizio dell’evento successivo.

Monitorare i contenuti prodotti dai presenti, le conversazioni e gli elementi in grado di raccontare l’evento e rilanciarli in modo tale da coinvolgere e chiamare in causa anche chi non si è ancora espresso per raccontare la propria esperienza. I membri più engaged della community possono diventare gli ambassador e i portavoce dell’evento stesso, sviluppando un buzz dal valore non irrilevante.

Da non sottovalutare anche i dati e le statistiche dell’evento: con gli strumenti di gestione e misurazione giusti, le tecnologie che ci hanno permesso di parlare e far parlare la comunità possono anche restituirci metriche importanti non solo per valutare e misurare gli obiettivi prefissati, ma anche per comunicare e supportare il nostro racconto, ad esempio realizzando un’infografica che racchiuda i dati più rilevanti.

Infine l’app e i canali ufficiali sono funzionali anche alla raccolta di feedback, tramite sondaggio in app, newsletter o post social, da utilizzare per comprendere cosa ha funzionato e cosa no soprattutto se incrociati con gli analytics integrati che gli strumenti di gestione possono fornire.

L’analisi di queste informazioni può aiutare a capire come si distribuisce l’interesse dei partecipanti e come intervenire per risolvere situazioni critiche.

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