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Strategia per un evento integrato: il caso di successo di You Hair & Beauty Show 2016

You Hair & Beauty App: un caso di successo

You Hair & Beauty Show è l’evento organizzato da You Magazine dedicato al mondo della coiffure, tra moda e innovazione, creatività e formazione, prestigiose anteprime moda 2017, seminari, look&learn e spettacolo.

L’edizione 2016 che si è svolta il 20 e 21 novembre al PalaAlpitour di Torino ha visto la partecipazione di oltre 13.000 persone, 28 hair show, 75 stand dei migliori brand professionali e il premio alle eccellenze del settore, l’Italian Hairdresser Award.

Il progetto dell’App Evento You Hair & Beauty Show 2016, sviluppata per iOS e Android, nasce dall’esigenza del cliente di dare vita ad un evento integrato, valorizzando al massimo l’esperienza dei partecipanti, ottimizzando la gestione degli accrediti e dei check-in e monitorando le performance mediante un’analisi in real-time.

La piattaforma integrata per l’evento You Hair & Beauty Show 2016

Uno primo studio delle esigenze degli organizzatori e dei partecipanti del You Hair & Beauty Show ci ha permesso di individuare quali funzionalità di EventXP, la nostra piattaforma di Event Management, potessero accrescere l’esperienza evento mediante l’integrazione tra tecnologia e una corretta strategia di engagement.

EventXP si compone infatti di una gamma di strumenti creati per coprire l’intero ecosistema evento sviluppando un’esperienza integrata.
Punto di forza è la possibilità di personalizzazione: la sua struttura modulare e integrabile con i principali strumenti terzi accompagna la gestione in tutte le sue fasi (dall’organizzazione, al follow up, alla misurazione delle performance e del ROI).

L’app mobile per eventi di You Hair & Beauty

Lavorando a stretto contatto con il cliente sin dalle prime fasi, abbiamo definito le caratteristiche dell’applicazione:

  • il Programma e gli Shows per conoscere gli appuntamenti in agenda, gli hair show, la formazione e i seminari, salvare nei preferiti le session da non perdere e rimanere aggiornati su cambi di sala, orario o speaker;
  • gli Espositori, Sponsor e Partner, ognuno con una scheda dedicata e personalizzabile con informazioni e contatti, per scoprire stand, promozioni e sessioni speciali;
  • le Votazioni IHA per scegliere i vincitori dell’edizione 2016 dell’Italian Hairdresser Award;
  • le Location valorizzate da mappe e descrizioni, per sapere sempre dove trovare gli appuntamenti d’interesse;
  • lo Stream per interagire con i partecipanti, scambiare esperienze, know how e contenuti. La possibilità di condividere contenuti su Facebook e Twitter potenzia l’amplificazione del valore prodotto dalla community dell’evento;
  • i biglietti da visita in QR code e lo scanner integrato per seguire e aggiungere alla propria rete partecipanti e parrucchieri degli show.

La scelta di un’applicazione mobile sviluppata per la gestione multievento ha fornito inoltre al cliente uno strumento che non si esaurisce con la durata della singola edizione, ma offre invece un punto di contatto duraturo con i propri partecipanti anche per le successive.

Una buona strategia di engagement e la capacità di mantenere viva l’app con nuovi contenuti, notizie e interazioni genera infatti un potente strumento di attivazione degli utenti e di fidelizzazione dei partecipanti.

You Hair & Beauty App

Ticketing, Check-in Manager e POS di registrazione dei partecipanti

EventXP si compone anche di una piattaforma di Ticketing online, EventXP GO, integrata con il Check-in Manager dedicato alla gestione e al monitoraggio degli accessi dei partecipanti alle location e alle session dell’evento.

Il ticketing online è stato pensato anche per la gestione dei biglietti cartacei: attraverso l’attribuzione di un codice univoco è stato possibile a chi aveva acquistato il biglietto tradizionale di riscattare quello virtuale e di accedere all’evento senza file o lunghe registrazioni.

Il Check-in Manager infatti permette allo staff, tramite l’uso di un’app Android sviluppata ad hoc, la rapida scansione dei badge dei partecipanti sia cartacei sia la versione digitale in app.
Per le persone sprovviste di badge, la nostra piattaforma POS ha velocizzato inoltre la registrazione dei ticket cartacei direttamente durante l’evento.

Oltre a semplificare le operazioni di registrazione, gli organizzatori hanno avuto modo così di tenere traccia degli utenti in ingresso e in uscita e conoscere in qualsiasi momento l’affluenza del pubblico durante l’evento.

I dati sugli accessi sono poi visualizzabili direttamente dall’Admin Panel e scaricabili per essere utilizzati con i principali tool di analisi.

Beacon connessi all’app mobile

L’integrazione tra app, location fisiche e Beacon consente agli organizzatori di fornire informazioni utili e mirate alle persone presenti all’evento.
Questo approccio basato sulla prossimità aggiunge valore all’esperienza dei partecipanti, aumentandone l’engagement.

L’installazione di diversi Beacon nelle aree espositive dello You Hair & Beauty Show, assegnati agli Espositori presenti e connessi con l’app mobile, ha permesso di veicolare contenuti e informazioni sugli smartphone dei partecipanti in base alla loro posizione.

Promozioni, offerte e comunicazioni dagli stand venivano inviate soltanto agli utenti che ne erano in prossimità, evitando così la dispersione di informazioni o il sovraccarico di notifiche alle persone non interessate.

Wall interattivi

L’app per eventi EventXP rende inoltre possibile integrare lo stream di post pubblicati dalla community con dei wall interattivi.

I wall installati in diversi punti dell’area dell’evento dialogavano con l’app mostrando in tempo reale contenuti personalizzati, foto scattate dai partecipanti, commenti e interazioni, coinvolgendo i presenti e ampliando la conversazione dentro e fuori dall’app.

Pannello di amministrazione

La gestione della piattaforma è basata su un intuitivo pannello di amministrazione attraverso cui gli organizzatori possono curare e organizzare i contenuti pubblicati sull’app evento, gestire i servizi collegati e monitorare e analizzare l’andamento dell’evento grazie agli insight e gli analytics.

Per garantirne sicurezza e privacy sono stati previsti diversi livelli di accesso, così da poter organizzare le attività dello staff nel migliore dei modi.

I contenuti e le informazioni nel backend possono essere aggiornati in tempo reale, in modo da rendere l’app flessibile e informare gli utenti su cambi di programma, news  e attività previste nei giorni della manifestazione.

Nel caso di You Hair & Beauty lo staff ha saputo sfruttare le potenzialità di personalizzazione della piattaforma (dalla scelta delle icone alle schede Espositore e Sponsor) e fornire informazioni dettagliate sui vari appuntamenti in programma, creando un touchpoint completo a disposizione degli utenti per un’esperienza di successo.

La strategia integrata di coinvolgimento prima, durante e dopo l’evento

Le tecnologie hanno abilitato nuove modalità di interazione, di coinvolgimento e di comunicazione, anche nel settore degli eventi.

Scegliere i giusti strumenti, integrati tra loro in modo da amplificarne portata ed efficacia, è ormai di fondamentale importanza per stabilire e rafforzare la relazione con pubblico, sponsor e partner dell’evento, così come per misurare performance e migliorare il proprio ROI.

A rendere l’evento un’esperienza di successo per organizzatori e partecipanti è però la strategia attraverso cui massimizzare il potere di tali tecnologie.

Il progetto You Hair & Beauty Show ha avuto risultati rilevanti proprio grazie all’integrazione tra le tecnologie e una strategia multicanale, che ha saputo sfruttare le caratteristiche specifiche di strumenti e canali in modo coerente e mirato.

Engagement in app

Nella fase precedente al lancio in Store, l’applicazione è stata popolata di tutti i contenuti: programma, informazioni, immagini, schede sponsor ed espositore.

Il cliente ha saputo massimizzare il potenziale dell’app evento innanzitutto attraverso una efficace attività di inserimento dati, che gioca un ruolo fondamentale: lo scopo di un’app per eventi è essere utile per tutti i partecipanti, che devono avere a portata di mano informazioni sempre aggiornate.

Non bisogna sottovalutare infatti il valore per l’utente di avere programma, contatti professionali, un feed di conversazione in tempo reale e un badge di accesso e networking tutto in un unico touchpoint.

Un’app popolata e dinamica è quindi il primo strumento di engagement e di attivazione degli utenti, che sono più propensi a condividere, partecipare e commentare e non abbandonano l’applicazione al primo accesso perché priva di contenuti interessanti.

Le Push Notification

Le Push Notification sono poi strumento di amplificazione e di riattivazione dell’utente.

Una efficace pianificazione delle notifiche push inviate agli utenti permette infatti di veicolare traffico alle session, informare di una promozione attiva allo stand di un espositore o segnalare tempestivamente un cambio di programma.

Il sistema di Push Notification di EventXP è studiato per:

  • gestire l’invio solo agli utenti che si desidera raggiungere;
  • rimandare l’utente, all’apertura della notifica, su un contenuto specifico come un appuntamento, un espositore o una location;
  • raggiungere in tempo reale un pubblico ampio con comunicazioni mirate.

Le notifiche push inviate dallo staff durante i due giorni dell’evento hanno informato i visitatori in modo rapido e preciso sull’apertura delle votazioni in app per l’IHA 2016, su eventi in procinto di iniziare, novità, promozioni e offerte degli espositori, in modo da garantire costantemente un’esperienza evento positiva.

L’uso dei canali social

I social network sono oggi un importante strumento di comunicazione e di amplificazione, attraverso il quale gli eventi interagiscono con pubblico e potenziali partecipanti per coinvolgere, informare e dialogare.

Sui canali social ufficiali dell’evento, gli organizzatori di You Hair & Beauty Show hanno dato visibilità all’applicazione realizzata per l’edizione 2016.

Ciò ha consentito di raggiungere un più ampio bacino di utenti, incentivare al download dell’app nei giorni che precedono l’evento e spiegare funzionalità, vantaggi e opportunità.

Alcune buone pratiche da utilizzare nel rilancio di un’app evento sono ad esempio:

  1. Sfruttare l’immediatezza del pulsante attivabile sul proprio profilo Facebook, visibile sia da desktop che da mobile, e la Call-to-action “Usa l’app” per rimandare direttamente gli utenti al download o all’apertura dell’applicazione se si è su smartphone;You Hair & Beauty Show Facebook
  2. Inserire nel proprio piano editoriale dei post di promozione dell’app, magari valorizzandone funzioni e vantaggi e inserendo il link diretto al download;You Hair & Beauty app post social
  3. Realizzare delle grafiche o dei video accattivanti per illustrare a fan e follower come utilizzare l’app o il proprio badge, come inserire dei post, personalizzare il proprio profilo utente o consultare il programma;
  4. Creare una landing page sul proprio sito o pubblicare un articolo dedicato nella sezione News con dettagli, link agli app store e contenuti da rilanciare poi sui canali ufficiali per amplificarne la portata.Valorizzare la propria app evento (online e offline) come punto di riferimento nel quale gli utenti possono reperire informazioni e aggiornamenti, entrare in contatto con gli altri partecipanti e ricevere news in tempo reale accresce e attiva la community.

    Community Management

    Un altro elemento della strategia che genera un grande valore nel breve e nel lungo termine è il community management in app.

    Così come sugli altri canali ufficiali dell’evento, anche all’interno dell’app è determinante la creazione di un piano editoriale e una gestione della community per:

  • attivare e moderare la conversazione nello stream;
  • rispondere a domande e commenti degli utenti, migliorando l’esperienza dei partecipanti;
  • proporre notizie, aggiornamenti, foto e elementi di discussione;
  • mantenere attiva l’app anche dopo la fine dell’evento e promuovere la prossima edizione con le nuove informazioni durante l’anno.

    I risultati del progetto

    Il progetto You Hair & Beauty Show App ha raggiunto ottimi risultati sia in termini di download dell’app, sia di engagement e interazione.
    Il cliente ha semplificato la gestione dell’evento (pre, durante e post), ottenuto dati rilevanti su performance, gradimento e flussi utili anche per la prossima edizione e sponsor, espositori e partner hanno amplificato la propria visibilità e la comunicazione con i partecipanti.

    Alcuni numeri relativi alle performance dell’esperienza:

  • Il 74,2% dei partecipanti all’evento ha scaricato l’app ufficiale;
  • L’engagement rate dell’app è stato del 52%, con oltre 1000 post in 2 giorni, di cui l’83% con condivisione di foto scattate dagli utenti durante l’evento;
  • Oltre il 37% degli utenti ha scelto di attivare la ricezione di notifiche push per rimanere informato su novità, cambiamenti di programma e comunicazioni da parte di espositori e sponsor.

I numeri di You Hair & Beauty App 2016

La sinergia tra tecnologie e comunicazione accresce l’esperienza evento e semplifica la gestione e l’organizzazione.
Se sei interessato a sviluppare un’app per i tuoi eventi, contattaci.

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